UBITipe ruang, BOQ dan permintaan penawaran
Catat jumlah ruang dan item, cakupan serta pengecualian permintaan penawaran, dan pembagian tanggung jawab RACI.
UBI / Dokumen proyek
Dokumen proyek
Buku kerja perencanaan proyek
Bersama tim proyek, tentukan paket per tipe ruang, bandingkan dasar penawaran, dan catat persetujuan serta tanggung jawab pengiriman.
Tiga buku kerja XLSX bersama, dengan label Inggris dan Mandarin dalam sel yang sama; perubahan bahasa halaman tidak menerjemahkan buku kerja.
Dasar penawaran dan anggaran
Bandingkan penawaran dan alternatif menurut mata uang; catat anggaran yang disepakati dan perubahan yang disetujui.
Dari gambar kerja hingga serah terima
Lacak gambar kerja, sampel, jadwal, inspeksi dan masalah mutu, pengemasan, serta catatan serah terima.
Konfirmasikan jumlah, harga, tanggal, sampel, dan tanggung jawab pihak Tiongkok/lokal sebelum membekukan revisi yang disepakati.
Panduan mengisi buku kerja proyek
Gunakan panduan ini bersama tiga buku kerja EN/ZH yang sama. Pertahankan ID proyek, tipe ruang, item dan revisi yang konsisten; referensi mengarah ke gambar, sampel dan dokumen bertanda tangan yang disimpan terpisah. Halaman ini menjelaskan isian, bukan menerjemahkan buku kerja.
Pertanyaan awal dapat dimulai dari ringkasan singkat, gambar atau foto referensi meskipun data belum lengkap. Isi yang sudah diketahui, biarkan nilai yang belum diketahui kosong dan lengkapi bersama. Kosong bukan nol atau persetujuan.
Tentukan tipe ruang, jumlah dan tanggung jawab
- Informasi yang disiapkan
- Siapkan tipe dan jumlah ruang, revisi gambar, uraian item, satuan serta jumlah per ruang, berikut referensi material dan perangkat keras yang tersedia.
- Pihak yang mengonfirmasi
- Pemilik, operator atau desainer mengonfirmasi jumlah dan lingkup. Cantumkan pelaksana sebenarnya dan satu penanggung jawab keputusan dalam RACI; setiap pihak mengonfirmasi batasnya sendiri.
- Catatan yang disimpan
- Room types menjadi dasar jumlah ruang; Room BOQ mencatat item; RFQ scope mencatat cakupan, pengecualian dan pertanyaan; RACI mencatat nama, tanggal serta prasyarat. Gunakan ID dan revisi yang sama.
- Langkah berikutnya
- Selesaikan pertanyaan jumlah dan antarmuka sebelum membekukan revisi RFQ. Tampilkan hal yang belum selesai, jangan menganggapnya sudah termasuk atau sudah diberi harga.
Buku kerja terkait · XLSX · EN/ZHLembar yang digunakan: Room types · Room BOQ · RFQ scope · RACI
Sepakati dasar penawaran dan perubahan
- Informasi yang disiapkan
- Siapkan revisi BOQ/RFQ pilihan, dasar gambar serta material/sampel, ID penawaran, tempat penyerahan yang diusulkan, dan asumsi angkutan/pajak yang diketahui.
- Pihak yang mengonfirmasi
- Pemberi penawaran menjelaskan usulannya; pengadaan atau pemegang kewenangan anggaran pemilik serta pihak logistik/pajak lokal yang sebenarnya mengonfirmasi lingkup, asumsi komersial dan referensi pembayaran.
- Catatan yang disimpan
- Hubungkan Quote lines dengan Quote basis. Catat mata uang, biaya termasuk/terkecuali, syarat dan tempat penyerahan, masa berlaku serta referensi pembayaran; gunakan Alternatives, Budget dan Changes sesuai fungsinya.
- Langkah berikutnya
- Bandingkan pada dasar yang sama dan telah disepakati. Sebelum menjalankan perubahan pilihan, simpan nama pemberi persetujuan, tanggal serta referensi instruksi pelaksanaan; selisih harga bukan persetujuan.
Buku kerja terkait · XLSX · EN/ZHLembar yang digunakan: Quote basis · Quote lines · Alternatives · Budget · Changes
Konfirmasikan gambar dan sampel fisik
- Informasi yang disiapkan
- Siapkan gambar terkini, bukti ukuran/antarmuka terverifikasi, sampel finishing dan perangkat keras, ID sampel atau mock-up, kriteria penerimaan dan lokasi sampel fisik.
- Pihak yang mengonfirmasi
- Desainer, pengukur lokal dan wakil pemilik yang ditunjuk meninjau gambar. Pemilik, desainer atau operator mengonfirmasi kriteria tampilan/fungsi, sampel simpanan dan keterbatasannya.
- Catatan yang disimpan
- Drawings menyimpan ID/revisi dokumen, pengajuan, tinjauan, pemberi/tanggal persetujuan dan referensi instruksi rilis. Samples menyimpan ID, revisi gambar/finishing, penjaga sampel, hasil, pengerjaan ulang serta referensi sampel simpanan.
- Langkah berikutnya
- Selesaikan komentar dan tentukan revisi disetujui serta sampel simpanan. Gunakan instruksi proyek yang jelas sebelum melepas produksi atau finishing terkait; diajukan belum berarti disetujui.
Buku kerja terkait · XLSX · EN/ZHLembar yang digunakan: Drawings · Samples
Hubungkan jadwal yang disepakati dengan prasyarat
- Informasi yang disiapkan
- Siapkan target pembukaan atau mulai dihuni dan ketergantungan desain, sampel, material, produksi, QC, pengiriman, kepabeanan serta pemasangan di lokasi.
- Pihak yang mengonfirmasi
- Pemilik/manajer proyek bersama pihak pelaksana Tiongkok dan lokal menyepakati tanggung jawab, tanggal rencana dan dampak prasyarat yang belum selesai.
- Catatan yang disimpan
- Programme mencatat ID tonggak, penanggung jawab sebenarnya, tanggal rencana/aktual, dampak/tindakan dan konfirmasi. Simpan revisi jadwal dasar serta perkiraan tanggal pada referensi terpisah dengan versi.
- Langkah berikutnya
- Tinjau perubahan terhadap rencana yang disepakati, tetapkan tindakan berikutnya dan konfirmasikan tanggal terdampak. Target atau perkiraan bukan penyelesaian aktual maupun janji pengiriman baku.
Buku kerja terkait · XLSX · EN/ZHLembar yang digunakan: Programme
Periksa kesiapan lokasi dan antarmuka pemasangan
- Informasi yang disiapkan
- Siapkan ukuran lokasi terverifikasi, kondisi substrat dan utilitas, batas akses/pengangkatan, bongkar dan penyimpanan, kelembapan/perlindungan serta informasi antarmuka pemasang.
- Pihak yang mengonfirmasi
- Pengukur, pemasang dan tim proyek lokal pemilik mengonfirmasi kondisi serta pekerjaan setempat. Tim teknis Tiongkok mengonfirmasi antarmuka produk dalam lingkup yang disepakati.
- Catatan yang disimpan
- Rujuk dasar survei dan antarmuka pemasangan di RFQ scope serta Drawings, tetapkan pihak dalam RACI, dan simpan kriteria kesiapan/penerimaan beserta referensi bukti lokasi di Handover.
- Langkah berikutnya
- Sepakati pembongkaran, penyimpanan, perlindungan, alat, sumber daya pemasangan dan antarmuka terbuka sebelum tahap pengiriman/pemasangan terkait. Pemasangan dan dukungan lokal hanya termasuk bila disepakati.
Buku kerja terkait · XLSX · EN/ZHLembar yang digunakan: Drawings · Handover
Buku kerja terkait · XLSX · EN/ZHLembar yang digunakan: RFQ scope · RACI
Hubungkan pengemasan, penerimaan, cacat dan purnajual
- Informasi yang disiapkan
- Siapkan ID paket/karton dan pengiriman, ruang tujuan, jumlah, catatan inspeksi/rilis serta dokumen perawatan, suku cadang dan lingkup garansi yang disepakati.
- Pihak yang mengonfirmasi
- Pengemas/QC Tiongkok mengonfirmasi isi kemasan; penerima lokal memeriksa jumlah dan kondisi. Pemilik, operator serta pemasang lokal menyepakati penerimaan, masalah terbuka dan kontak dukungan sebenarnya.
- Catatan yang disimpan
- Packing menghubungkan karton, item, ruang dan selisih penerimaan; QC-NCR mencatat temuan serta bukti koreksi; Handover mencatat dokumen, suku cadang, pengecualian, tindakan terbuka, kontak dan penerimaan.
- Langkah berikutnya
- Catat kekurangan, kerusakan atau cacat dengan bukti terkait, tetapkan kontak penanggung jawab berikutnya dan sepakati tanggal tindakan. Pisahkan masalah terbuka dari item diterima; konfirmasikan penggantian atau suku cadang per kasus.
Buku kerja terkait · XLSX · EN/ZHLembar yang digunakan: QC-NCR · Packing · Handover
Enam pemeriksaan sebelum membandingkan atau menyetujui penawaran
- Lingkup, revisi dan jumlah
- Hubungkan penawaran dengan BOQ, revisi gambar/material, jumlah dan satuan yang tepat. Total saja tidak membuktikan bahwa pekerjaan yang ditawarkan sama.
- Mata uang dan alternatif
- Bandingkan mata uang yang sama dengan lingkup sebanding. Catat perbedaan spesifikasi, tampilan, fungsi, sampel dan jadwal; jangan menjumlah mata uang berbeda atau menganggap selisih hitungan sebagai persetujuan.
- Syarat dan tempat penyerahan
- Catat syarat penyerahan yang benar-benar diusulkan, referensi Incoterms bila disepakati, serta tempat atau titik penyerahan yang tepat. Konfirmasikan antarmuka pihak Tiongkok dan tujuan.
- Biaya pajak/angkutan termasuk dan terkecuali
- Nyatakan biaya angkutan, pajak, impor/kepabeanan, bongkar dan pemasangan yang termasuk, terkecuali atau masih asumsi; rujuk dasarnya. Biaya belum diketahui tidak dianggap nol.
- Masa berlaku dan referensi pembayaran
- Isi tanggal berlaku penawaran sebenarnya dan referensi dokumen syarat pembayaran yang disepakati. Jangan mengarang persentase pembayaran, tenor kredit atau periode tetap yang belum disetujui.
- Persetujuan perubahan dan instruksi pelaksanaan
- Beri setiap perubahan ID, revisi terdampak, jumlah/mata uang serta dampak jadwal. Simpan pemberi persetujuan, tanggal dan referensi instruksi pelaksanaan; perhitungan atau pilihan saja tidak mengizinkan pelaksanaan.
Memahami catatan dan status
“Belum disediakan”, “diajukan”, “dikembalikan” dan “disetujui” adalah contoh untuk membedakan catatan proyek, bukan pernyataan bahwa setiap buku kerja menyediakan empat nilai tersebut. Gunakan pilihan yang tersedia pada lembar terkait dan makna status yang disepakati untuk proyek; catat pemberi konfirmasi, tanggal dan bukti. Halaman ini maupun rumus buku kerja tidak menyetujui lingkup, harga atau produksi.
Programme memiliki Planned date dan Actual date untuk tonggak; Confirmed date mencatat pengesahan. Tidak ada kolom terpisah untuk revisi jadwal dasar atau perkiraan tanggal. Simpan keduanya pada referensi bertanggal/berversi dan pertahankan rencana lama; jangan menimpa tanggal yang disepakati atau aktual dengan perkiraan.
Hubungkan tanggal ditemukan, foto, ID karton/item, uraian masalah, kontak penanggung jawab serta tindakan berikutnya ke bukti. Handover tidak memiliki kolom khusus tanggal ditemukan atau foto: simpan bukti terpisah dan rujuk melalui catatan dokumen/suku cadang/masalah.
Daftar produk per ruang
Gunakan lembar kosong ini untuk menyusun produk dan informasi yang perlu dikonfirmasi per ruang sebelum membahas proyek.
XLSX · Lembar bahasa Inggris dan Mandarin terpisah · 20 baris kosong per lembar
Pilih satu lembar dan isi satu produk per baris. Lembar tidak tersinkronisasi; jumlah diisi secara manual.
Informasi yang dicatat
- ID ruang, ruang, produk, jumlah, dan satuan
- Dimensi yang perlu dikonfirmasi, arah bahan dasar dan lapisan akhir, serta kebutuhan perangkat keras
- ID dan URL gambar referensi
- Lingkup pasokan dan pemasangan, status persetujuan sampel, serta peran penanggung jawab
Template perencanaan kosong ini bukan penawaran harga atau bukti kemampuan manufaktur. Konfirmasikan spesifikasi, sampel, dan tanggung jawab proyek.